Code d’éthique de l’Association Professionnelle des Enquêteurs Privés du Québec (APEPQ)
I. Un enquêteur doit toujours faire preuve de son engagement à effectuer ses tâches de façon professionnelle et avec application.
II. Un enquêteur ne doit pas se livrer à des activités illégales ou illicites ni à aucune activité qui pourrait mener à un conflit d’intérêts.
III. Un enquêteur doit toujours faire preuve du plus haut degré d’intégrité lors de l’exercice de toutes ses affectations. Il acceptera uniquement les affectations qu’il juge être en mesure de terminer de manière professionnelle.
IV. Un enquêteur se soumettra aux ordres légaux des tribunaux et témoignera de manière honnête sans partialité ni préjugé ou parti pris.
V. Un enquêteur, lorsqu’il procède à une enquête, obtiendra des preuves ou d’autres documents pour établir les faits et un raisonnement fondé pour toutes les opinions prononcées. Il ne faut exprimer aucune opinion à l’égard de la culpabilité ou de l’innocence d’une personne ou d’une partie.
VI. Un enquêteur ne doit pas divulguer les renseignements personnels qu’il a obtenus durant une affectation sans l’autorisation requise.
VII. Un enquêteur ne doit divulguer aucun renseignements importants accumulés au cours d’une enquête, qui s’ils étaient omis, pourraient être à l’origine d’une déformation des faits.
VIII. Un enquêteur doit accroître continuellement la compétence et l’efficacité des services professionnels fournis sous son autorité.
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ASSOCIATION PROFESSIONNELLE DES ENQUÊTEURS PRIVÉS DU QUÉBEC (APEPQ) INC.
CODE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Janvier 2004
LE CODE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE L’APEPQ
Dix principes interdépendants constituent la base du Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation. Chaque principe représente un élément essentiel du Code de protection des renseignements personnels de l’APEPQ.
1. Responsabilité
Chaque organisme est responsable des renseignements personnels dont il a la gestion et doit désigner une ou des personnes qui devront s’assurer du respect des principes énoncés ci-dessous.
Chaque membre est responsable des renseignements personnels dont il a la gestion. L’APEPQ formera les membres et certifiera qu’ils respectent le Code de protection des renseignements personnels de l’APEPQ. Le comité de déontologie de l’APEPQ est responsable de l’application du Code de protection des renseignements personnels de l’APEPQ. Un rapport annuel du comité de déontologie sera affiché sur le site Web de l’APEPQ.
2. Détermination des fins de la collecte des renseignements
Les fins pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminés par l’organisme avant ou au moment de la collecte.
Les membres recueillent des renseignements personnels dans le but de faciliter les enquêtes concernant des infractions aux lois et de violations d’accords.
Les renseignements personnels recueillis dans le cadre d’une enquête sur une infraction à une loi peuvent comprendre des renseignements relatifs à des personnes impliquées dans des activités criminelles, des personnes soupçonnées de participer à des activités criminelles, des personnes ayant des connaissances concernant des activités criminelles et des personnes qui pourraient faire progresser une enquête en fournissant des renseignements relatifs à l’identité des personnes impliquées ou soupçonnées d’activités criminelles.
Les renseignements personnels recueillis dans le cadre d’une enquête sur la violation d’un accord peuvent être reliés à des personnes qui sont parties à un accord, à des personnes connaissant les modalités et les conditions d’un accord, à des personnes au courant de la violation d’un accord ou à des personnes qui pourraient faire progresser une enquête en offrant des renseignements relatifs à la violation d’un accord.
3. Consentement
Toute personne doit être informée et consentir à toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire.
Dans la plupart des cas, obtenir le consentement d’une personne peut aller à l’encontre du but visé par une enquête. Les renseignements personnels seront uniquement recueillis, utilisés et communiqués par les membres sans le consentement de la personne concernée conformément à l’article 7 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, S.C. 2000, c.5. (LPRPDE).
4. Limitation de la collecte
L’organisme ne peut recueillir que les renseignements nécessaires aux fins déterminées et doit procéder de façon honnête et licite.
Les membres recueilleront des renseignements personnels uniquement s’ils ont des motifs valables de croire que les renseignements se rattachent à des comportements malhonnêtes, à des violations d’accords ou à des infractions aux lois du Canada, d’une province ou d’une compétence étrangère. Les membres de l’APEPQ ne recueilleront que les renseignements personnels nécessaires aux fins de prévention et d’enquête énoncées ci-dessus.
5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. On ne doit conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités déterminées.
Les membres peuvent utiliser ou communiquer les renseignements personnels uniquement aux fins auxquelles ils ont été recueillis. Les membres peuvent conserver des renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour la satisfaction de ces finalités. Les membres peuvent communiquer des renseignements personnels uniquement à des organismes d’application de la loi, à d’autres organismes d’enquête ou à leurs clients aux fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis.
Les membres détruiront les renseignements personnels qu’ils possèdent lorsque ces renseignements ne seront plus nécessaires aux fins auxquelles ils ont été recueillis.
6. Exactitude
Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins pour lesquelles ils sont utilisés.
Les membres s’assureront, au mieux de leur habileté, que les renseignements personnels qu’ils recueillent, utilisent et communiquent sont exacts, complets, à jour et pertinents aux fins convenues.
7. Mesures de sécurité
Les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
Les membres s’assurent que les renseignements personnels sont stockés dans des fichiers électroniques et des fichiers imprimés protégés. Les fichiers imprimés seront entreposés dans des classeurs verrouillés dont l’accès est limité. Les fichiers électroniques seront stockés dans des systèmes protégés comprenant l’utilisation de mots de passe et un coupe-feu sécurisé. Les fichiers électroniques seront chiffrés à l’aide d’un programme de chiffrement des normes industrielles avant d’être transférés électroniquement. La distribution de renseignements personnels sera sélective.
8. Transparence
Un organisme doit mettre à la disposition de toute personne des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels.
Les membres doivent fournir au public des renseignements facilement compréhensibles à propos de l’organisme, de ses politiques concernant la protection des renseignements personnels et du Code de protection des renseignements personnels en copie papier et sur son site Web à l’adresse suivante : www.apepq.org
9. Accès aux renseignements personnels
Un organisme doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’état complet des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.
Conformément à l’alinéa 9(3) c.1) de la LPRPDE, si la communication ne va pas à l’encontre du but recherché par la collecte de renseignements, chaque membre doit indiquer à une personne qui le demande s’il détient des renseignements personnels à son sujet, leur nature, leur utilisation et les autres personnes auxquelles le membre a communiqué ces renseignements.
Si une personne peut prouver qu’il y a une erreur dans les renseignements personnels détenus par le membre, celui-ci modifiera les renseignements et enverra la correction aux autres personnes ayant utilisé les renseignements incorrects. Si une personne conteste certains renseignements mais ne peut réfuter leur exactitude, le membre inscrira le différend au dossier afin que les personnes utilisant ces renseignements soient informées du fait que le différend n’est pas réglé.
Si un membre refuse la demande d’accès d’une personne, il énoncera les raisons de ce refus et informera la personne de son droit d’appel au Commissariat de la protection de la vie privée du Canada ou du Québec selon le cas.
10. Possibilité de porter plainte contre le non-respect des principes
Toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la ou les personnes responsables de les faire respecter au sein de l’organisme concerné.
Les membres doivent afficher sur leur site Web leurs politiques de protection des renseignements personnels et les présenter à l’APEPQ en indiquant le nom de l’agent responsable du respect des principes.
Les personnes peuvent adresser leurs plaintes par écrit à propos du non-respect d’un membre de ses propres politiques de protection des renseignements personnels et de ses procédures au comité de déontologie de l’APEPQ. Le comité de déontologie de l’APEPQ étudiera la plainte et répondra à la personne dans un délai de 30 jours. Si le comité de déontologie de l’APEPQ juge que le membre viole le Code de protection des renseignements personnels de l’APEPQ, le membre aura trente jours pour changer ses politiques et procédures. Si la personne n’est toujours pas satisfaite, elle sera informée par le comité de déontologie de l’APEPQ de son droit d’appel au Commissariat de la protection de la vie privée du Canada ou du Québec selon le cas.